Ahorra tiempo externalizando estas tareas en tu alquiler vacacional

Diciembre 2024

El tiempo es oro. Los negocios tienen que aprender a gestionarlo para conseguir el máximo rendimiento de sus proyectos y alcanzar cuanto antes el umbral de rentabilidad. En el caso de las empresas dedicadas a alquilar pisos o casas de vacaciones, existen tareas que se pueden derivar a otros profesionales, lo que garantiza que puedas dedicar tiempo de calidad a las labores esenciales del inmueble vacacional. Para ello, los propietarios han de establecer una jerarquía en sus obligaciones, centralizar sus esfuerzos en las que sean asimilables y derivar aquellas que precisen la ayuda de un especialista.

Ahorrar tiempo en la gestión del alquiler vacacional delegando tareas complejas a otras empresas puede multiplicar la eficiencia del negocio. El ecosistema del alquiler vacacional lo forman muchos especialistas acostumbrados a llevar a cabo estas tareas. Hablamos de profesionales de la limpieza, el mantenimiento, las páginas web especializadas y contables, entre otros. Todos ellos pueden ayudarte a optimizar el tiempo. En este artículo identificamos aquellas tareas que puedes externalizar de manera sencilla para que te sea posible realizar una gestión eficiente de tu alquiler de vacaciones. 

Ahorra tiempo en las tareas de limpieza

La limpieza es, según los huéspedes, uno de los cuatro aspectos que más se tiene en cuenta a la hora de valorar un piso de vacaciones. Es habitual que las personas que gestionan un alquiler vacacional asuman en un primer momento las tareas de limpieza. Pero cuando la vivienda ya ha alcanzado un volumen considerable de reservas, esta tarea se suele externalizar, mientras que los anfitriones se enfocan en gestionar el marketing, anunciar la vivienda vacacional y atender al cliente. 

Así, los propietarios de las casas en alquiler pueden decidir entre varias opciones. La primera es realizar un contrato a una profesional independiente especialista en limpieza, una posibilidad que requiere formalizar un contrato de trabajo y gestionar directamente el acuerdo. Otra decisión sería solicitar los servicios de una empresa de limpieza, que cobra al propietario en función de los metros cuadrados del inmueble, el área geográfica donde se ubica y las necesidades de desplazamiento. Esta modalidad requiere la supervisión del propietario durante los primeros servicios hasta que crea que puede confiar en el personal contratado. 

Impulsa una gestión de reserva segura y eficiente a través de plataformas

Formar parte de la oferta de un portal de alquiler vacacional o de las principales plataformas se considera como la externalización de un servicio, ya que dichas webs atraen a posibles huéspedes a cambio de una comisión por el servicio prestado. Airbnb, Booking, VRBO, Expedia, etc. pertenecen a este mismo modelo de negocio y ejercen una gran influencia en el ecosistema digital. Cientos de miles de propietarios usan esas plataformas para promocionar sus viviendas en todo el mundo y llegar a los huéspedes.  

Por otro lado, en el mercado han emergido compañías creadoras de softwares especializados en la gestión de alquileres vacacionales, capaces de desarrollar otras labores propias de la administración de las reservas. Nos referimos a aspectos como la facturación, la contabilidad, el manejo de la publicidad o incluso la inserción del alquiler vacacional en varias webs. En este sentido, plataformas como Holidu ofrecen un espacio que unifica las tareas, pues estas se pueden gestionar a través de un mismo cuadro de mando.

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Delega la parte más pesada: la burocracia

Mantener un negocio de alquiler vacacional no es sencillo en términos burocráticos. La legislación ha de cumplirse para que la vivienda se adhiera a la normativa vigente. Es habitual que el reglamento varíe con el tiempo y surjan nuevas regulaciones. Además, el día a día de las reservas también requiere formalizar tareas minúsculas que absorben tiempo, como la gestión de los permisos de estancias que se deben mandar a las autoridades pertinentes. A veces, el anfitrión puede sentirse dentro de un laberinto colmado de tareas administrativas. 

Puedes contratar una gestoría que se ocupe de este tipo de tareas y que disponga de un gestor especialista en alquileres vacacionales, o bien delegarlas a una empresa especializada en la gestión integral de la vivienda. Ya se pueden encontrar plataformas especializadas en esta cuestión que funcionan a cambio del pago de un fee mensual por parte del anfitrión.   

Contrata a técnicos de mantenimiento o especialistas

Las viviendas más amplias necesitan un mayor mantenimiento, se trata de una relación directamente proporcional. Inmuebles con terrazas, patios o que disponen de varios pisos exigen tareas más esmeradas de mantenimiento. Del mismo modo, si tienes varias viviendas disponibles para el alquiler vacacional, es posible que necesites ayuda con su puesta a punto. Es entonces cuando puedes recurrir a técnicos de mantenimiento, profesionales especializados en revisar cualquier rincón del hogar y arreglar los desperfectos. 

Por otro lado, si el alquiler vacacional tiene piscina o necesitas que alguien se ocupe del jardín, quizá necesites a un técnico especialista en piscinas o un jardinero profesional. En este sentido, es recomendable trabajar con especialistas en mantenimiento del ámbito local, que estén establecidos cerca de la vivienda y que puedan reaccionar en poco tiempo ante cualquier imprevisto.  

Seguimiento de la experiencia del cliente

Entre los principales consejos útiles para gestionar un alquiler vacacional, mantener la conversación con el huésped es esencial. También es una forma de fidelizarlo. Los huéspedes pueden sentir la atención del anfitrión sin que esté presente si este se comunica por diferentes canales: una página web de alquiler vacacional, una aplicación de mensajería instantánea, una sucesión de correos electrónicos o mediante conversación telefónica. 

Muchos anfitriones han comprendido la importancia de la comunicación con los huéspedes y contratan los servicios de una agencia externa que se encargue de la relación con el cliente y del cuidado de todo el ciclo de la experiencia. Así, la agencia se ocupa de gestionar el alquiler vacacional en Airbnb, Booking y plataformas similares, contesta correos electrónicos, atiende telefónicamente en casos de urgencia y trata de personalizar la experiencia.

Construye tu marca de alquiler vacacional con la ayuda de una agencia

Otro aspecto que se les hace cuesta arriba a numerosos propietarios tiene que ver con las labores puramente de marketing: la creación de marca, la difusión de la propuesta de valor o la captación de huéspedes por canales offline y online. Y es que establecer una óptima estrategia de posicionamiento es una tarea compleja que exige planificación, constancia y conocimientos. Por este motivo, varios anfitriones prefieren externalizar el marketing a la hora de alquilar su piso de vacaciones. Para ello, contratan servicios de marketing 360º que abarquen todos los canales posibles. 

Además de todos estos servicios que acabamos de mencionar, también se pueden externalizar otros puntuales, como puede ser la contratación de un profesional que ayude con el material audiovisual y fotográfico, un diseñador de interiores o un arquitecto que asuma una obra concreta.

Ahora ya puedes analizar por ti mismo los beneficios de externalizar servicios del alquiler vacacional, esperamos que la contratación externa contribuya a que puedas mejorar tu sistema de negocio.

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