Cómo gestionar el calendario de reservas

Mayo 2024

Las reservas son, ni más ni menos, que el principal sentido de nuestro negocio de alquiler de vacaciones. Gestionarlas bien es algo más que una obligación, es una necesidad y un desafío para prosperar y poder obtener el máximo rendimiento económico. En este artículo vamos a ofrecer consejos y técnicas para llevar a cabo una buena gestión del alquiler vacacional en lo relativo al calendario de reservas. En Holidu nuestra principal misión es unir los destinos de huéspedes y anfitriones para garantizar una estancia de ensueño. ¡Acompáñanos!

Organización de las fechas disponibles

Organizar de un modo ordenado, estricto, metódico y en tiempo real las fechas disponibles en tu alojamiento es absolutamente fundamental para llevar una buena gestión de tu alquiler vacacional. Para ello, te recomendamos disponer de un calendario centralizado que recoja todas las reservas que se han confirmado y que esté permanentemente actualizado, para facilitar así la interacción con los huéspedes en cualquier momento. La entrada y salida de huéspedes debe estar controlada en todo momento. 

Lo que nunca puede suceder, bajo ningún concepto, en nuestro alquiler vacacional es que dos reservas se solapen y que algunos de los huéspedes se queden sin alojamiento. Esto podría suponer, además de una merma en los ingresos, un problema de reputación. Podríamos recibir malas críticas, resentirse la percepción de nuestra clientela, aunque nosotros queramos fomentar todo lo contrario: un boca a boca amable y que refleje nuestra profesionalidad. Debemos transmitir que nuestro negocio es sólido, que somos propietarios serios que se comprometen con las legítimas necesidades de sus clientes.

¿Necesitas organizar las fechas de tu calendario de una forma eficiente? Holidu te ofrece la integración de varios calendarios de reservas con sus servicios especializados de Holidu Channel Manager. Con este sistema tu alquiler vacacional estará publicado hasta en 27 portales web de reservas, lo cual te dará acceso a un público potencial de millones de viajeros. Te detallamos las principales ventajas de este sistema de gestión del calendario en tu alquiler vacacional:

• Obtendrás un calendario de reservas omnicanal y perfectamente centralizado. Olvídate de preocuparte por las diferentes vías de captación del cliente; Holidu te lo centraliza todo y de solo un vistazo podrás ver las peticiones de reservas. Más sencillo que nunca. 
• Recibirás el pago antes del check-in. El pago de la reserva por adelantado te permitirá obtener liquidez en caso de necesitar fondos para solventar algún contratiempo, pero también te aportará tranquilidad; evitarás fraudes desde el primer día.
• Tendrás a tu servicio asesoramiento especializado para establecer tus precios por temporada. Si no sabes qué precios asignar a cada temporada, no te preocupes, Holidu te dará pautas para fijar un precio competitivo en el mercado atendiendo a tus premisas.  
• Contarás con un equipo profesional para elaborar tu anuncio, con unas fotografías de calidad que mostrarán la mejor versión de tu inmueble para poder captar a más huéspedes.
• Los huéspedes y tú dispondréis de un servicio de atención al cliente. En caso de dudas, siempre habrá al otro lado del teléfono o de la pantalla un profesional de los alquileres vacacionales para ayudarte. 

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La normativa de la estancia, aspecto fundamental

Como anfitriones debemos establecer una serie de reglas y normas de convivencias que sean transparentes, rigurosas, estrictas y que no den pie a interpretaciones interesadas. Hablamos de las políticas de cancelación, del check-in, el check-out, las normas de uso del inmueble (también con respecto a la convivencia con los vecinos), las fórmulas de pago… Una vez instauradas estas normas, los huéspedes tendrán mucho más claro cómo es el funcionamiento de nuestro alquiler vacacional y todo irá sobre ruedas. Para no tentar la suerte, manda siempre con antelación a la estancia un decálogo de normas que los huéspedes puedan conocer previamente. 

Retomando el tema de las cancelaciones; establece una política de cancelaciones transparente, fijada de antemano, clara, entendible, lo más flexible que puedas y honesta. En este sentido, tendrás que ser rígido y tratar con total equidad a tus huéspedes. Las cancelaciones forman parte del día a día de los alquileres vacacionales y tendrás que acostumbrarte a ellas. Si las quieres minimizar, eleva tus exigencias en los contratos de reserva; de este modo, solo recibirás clientes realmente interesados. 

Sincronización con múltiples plataformas: la importancia de la comunicación

Para llevar un control exhaustivo, dinámico y riguroso de las reservas en tu alquiler vacacional también necesitarás establecer una comunicación fluida con la clientela. Esta comunicación puede y debe ser multicanal desde el primer momento, es decir, que ha de producirse mediante canales diferentes: teléfono, redes sociales, plataformas de alquiler vacacional, mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram…), correo electrónico, etc.

La posibilidad de realizar una reserva o una cancelación por diferentes vías no es solo una ventaja de cara a posibles cancelaciones o para solucionar demandas de última hora, también es una ventaja competitiva sobre aquellos alojamientos que aún no se encuentran en las principales plataformas. Cuantas más facilidades brindemos al público objetivo, mejor. Nuestra presencia omnicanal puede reportarnos reseñas positivas; tenlo en cuenta.

Por otro lado, te recordamos que algunos propietarios, sobre todo aquellos que gestionan varios alquileres vacacionales, optan por disponer de una secretaría virtual personalizada. Este servicio les permite contestar en todo momento las llamadas telefónicas y e-mails que van recibiendo. Es una opción a considerar, pero que dependerá en gran parte de tu capacidad de inversión. 

Pero ¡ojo!; la sincronización de las reservas y las cancelaciones efectuadas a través de los diferentes canales debe ser rigurosa. Solo manteniendo un calendario actualizado se podrá conocer la disponibilidad del inmueble a la hora de reservar unas vacaciones en tiempo real. Has de realizar un seguimiento especial de tus propiedades en la temporada alta o en aquellos fines de semana o fechas especiales en los que hayas ofrecido descuentos a los huéspedes. Son las fechas más complejas de gestionar. 

Cómo optimizar la gestión del tiempo

Ya hemos visto que la implementación de software adecuado y/o servicios de una empresa que contribuyan a ramificar las conexiones con los clientes son fundamentales para rentabilizar tu inmueble. Pero, hay muchas más estrategias para ganar tiempo y dinamizar tu negocio. Por ejemplo, puedes automatizar los servicios de limpieza y mantenimiento de tu apartamento o alquiler vacacional y, por tanto, establecer unas horas fijas y regulares que faciliten la coordinación de dichos servicios. 

Asimismo, también puedes usar unos programas concretos o apps especializadas para llevar toda la contabilidad financiera. Existen propietarios que externalizan todos los servicios de su inmueble, incluida la gestión y la secretaría. ¿Has valorado alguna vez la vía de la subcontratación?

En Holidu somos especialistas en facilitar y simplificar a los propietarios la gestión de sus reservas. Sigue nuestros consejos y podrás dar ese salto de calidad y profesionalidad que estabas buscando. Y si necesitas asesoramiento técnico, siempre estamos dispuestos a ayudarte. Con Holidu podrás consolidar tu negocio y sacarle el máximo rendimiento.

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