Correos electrónicos para huéspedes: mejores consejos y ejemplos

Noviembre 2024

En el sector de los alquileres vacacionales cada detalle cuenta. Comunicarnos con los huéspedes de un modo eficaz, rápido, ágil y profesional será determinante en la relación con ellos durante su estancia. 

El correo electrónico es uno de los canales de comunicación de los alquileres de vacaciones más importantes a la hora de interactuar con los huéspedes. Cualquier e-mail que enviemos puede llegarles inmediatamente a través de una notificación. De este modo, pueden leerlo al instante en sus dispositivos móviles y recibir información de última hora en todo momento. Hablamos de comunicación en tiempo real.

Además, nuestra rapidez en contestar y la claridad, la brevedad y la transparencia en nuestros mensajes serán fundamentales cuando los huéspedes valoren la estancia. Las reseñas positivas nos proporcionarán una buena reputación, fortalecerán nuestra marca y llamarán la atención de nuevos huéspedes. Te explicamos en este artículo los diferentes ejemplos de correo electrónico en Airbnb que puedes mandar en tus comunicaciones con los huéspedes y algunos consejos básicos a tener en cuenta.

El correo electrónico de confirmación de reserva

Este es, quizás, el correo electrónico más relevante para ambas partes; pues la confirmación de la reserva da luz verde a tu relación profesional con los huéspedes. Es algo similar a la firma de un contrato. Lo más importante en el mensaje es que quede bien claro que la reserva está efectuada; no debe dejar lugar a dudas en el asunto del e-mail. Te damos varios ejemplos con la palabra “confirmación” —también puedes usar un sinónimo— en el espacio del asunto:

• Tu reserva en [nombre del alojamiento] ha sido confirmada
• Confirmación de tu reserva en [nombre del alojamiento]
• Te damos la bienvenida a [nombre del alojamiento]. Tu reserva está confirmada

A continuación, te ofrecemos una plantilla de correo electrónico para Airbnb o cualquier otra plataforma para que te puedas guiar por ella:

Estimado/a [nombre y apellido del huésped]:

Su reserva en [nombre del alojamiento] ha sido confirmada. A continuación, le ofrecemos todos los datos y detalles que necesita para su estancia. Guarde este email y la siguiente información para presentarla a su llegada al alojamiento y completar el registro. Tenga presente las condiciones y los términos de estancia en el albergue. 

Información de la reserva con los siguientes datos:

• Número o código de la reserva

• Fechas de la estancia (entrada y salida)

• Precio por noche y precio total

• Importe a pagar a la llegada

• Dirección del alojamiento

• Tipo de habitación

• Teléfonos y e-mail de contacto

Le facilitamos algunas indicaciones para llegar a nuestras instalaciones. Ya sabe que si tiene alguna duda o necesita asistencia de cualquier tipo, siempre puede contactarnos. Os deseamos una estupenda estancia. 

Fdo: [nombre y apellido del gerente o del personal encargado]

Un consejo útil: usa enlaces (links) para redirigir al huésped a las normas del alojamiento y a las indicaciones para llegar a la vivienda vacacional. Así, evitaremos saturar de información el e-mail de confirmación y que este se alargue. 

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El valor cualitativo de la carta digital de bienvenida  

Algunos alojamientos y establecimientos mandan un correo electrónico de bienvenida al huésped, independiente y posterior al de confirmación de la reserva. 

Se trata de un e-mail explicativo que recoge las normas de la casa, el funcionamiento de los electrodomésticos y demás aparatos electrónicos, consejos útiles durante la estancia e incluso recomendaciones y planes en la localidad para pasarlo bien.  

Una bienvenida digital suele estar bien valorada por los huéspedes, es una guía útil para su llegada y acondicionamiento, y además sirve como cajón desastre para añadir toda la información que queramos: experiencias y ofertas, consejos, agenda de actividades, contraseña del wifi, etc. Algunos alquileres vacacionales elaboran una carta digital (PDF o similar) o libro de bienvenida y lo hacen llegar vía e-mail. Con ella garantizan que sus huéspedes dispongan de una guía que les facilite la estancia. 

Correo electrónico de agradecimiento de la estancia

Como anfitriones, debemos darle el valor que se merece a la despedida de nuestros huéspedes. Un e-mail de despedida no solo es un signo de profesionalidad y agradecimiento, también es una ventana de oportunidad que persuade a los huéspedes a repetir experiencia (incluso a formalizar una oferta personalizada) y a valorarnos positivamente en sus reseñas.

Estimado/a [nombre y apellido del huésped]:

Esperamos que haya disfrutado de la estancia. Ha sido un placer hospedarlo en [nombre del alojamiento] y que nos eligiera como su lugar de alojamiento. Esperamos que sus días en la [ciudad/localidad] hayan sido formidables.

Nos encantaría conocer su opinión acerca de la estancia. Los comentarios de nuestros huéspedes nos ayudan a mejorar nuestra labor y a ofrecer unos servicios más completos. 

Si desea volver en un futuro, puede contactarnos directamente y disponer, cuando quiera, de una agradable estancia.

Nos gustaría volver a darle pronto la bienvenida. Quedamos a su disposición. 

Un cordial saludo,

Fdo:  [nombre y apellido del gerente o del personal encargado]

Si nuestro e-mail de despedida obtiene una respuesta con el feedback de los huéspedes, hemos de contestar amablemente, de un modo empático y educado. Tanto si nos han remitido críticas negativas como positivas, tenemos que agradecer el tiempo que nos han dedicado de un modo profesional. 

Mejores prácticas en los correos electrónicos del anfitrión de alquileres de vacaciones

A la hora de escribir un e-mail a nuestros huéspedes debemos utilizar el tono adecuado. Dependiendo de la edad y del estilo de los huéspedes, tendremos que elegir si tratarlos de “usted” o de “tú”. Es recomendable utilizar el “usted”, que es más formal, en caso de no tenerlo claro. Si alojamos a un público más joven y desenfadado, podremos utilizar el “tú”. En cualquier caso, el tono ha de ser acogedor y cordial.

Otro aspecto muy valorado por los huéspedes es la atención personalizada. Algunos anfitriones, sobre todo los que disponen de una única propiedad en alquiler, evitan los e-mails predefinidos y los personalizan desde el primer minuto. Esto transmite una sensación de cercanía y buena atención que no ofrece un e-mail redactado de antemano. 

Al interactuar por e-mail o anunciar nuestra vivienda vacacional debemos abogar por la claridad y la concisión. Vayamos al grano. Evitemos los e-mails que sean demasiado largos, complicados, que tengan una estructura difícil o que el lenguaje sea técnico o incomprensible. 

También debemos promover una respuesta rápida a través del e-mail, acompañada, sobre todo, de una resolución rápida de los contratiempos y/o eventualidades que puedan surgir. Si existe algún problema con el check-in, con las llaves o si algún electrodoméstico no funciona, debemos ser capaces de articular una respuesta rápida.  

Resumiendo, el correo electrónico o e-mail, es algo más que una herramienta; es el método de contacto por excelencia de nuestros días. Por ese motivo, hemos de cuidar nuestros mensajes como anfitriones con rigor y seriedad. Ya sabes cómo ponerte en contacto con los huéspedes en Airbnb, en Holidu o en cualquier portal de alquiler vacacional. ¡Es hora de profesionalizar tu negocio!

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