Cómo evitar cancelaciones de reservas

Mayo 2024

Como anfitriones de un alquiler vacacional, uno de los contratiempos más habituales es la cancelación de una reserva. Una cancelación cuesta fuerza de trabajo y puede resultar muy frustrante si lo traduces como “tiempo perdido”. Pero, no es exactamente así, ya que deja información relevante que puede transformarse en muy valiosa para mejorar el modelo de negocio de cara al futuro. Sigue leyendo si quieres averiguar cómo gestionar cancelaciones de alquiler vacacional.

Lo primero que hay que comprender es que las cancelaciones de alquileres vacacionales suceden, no hay que fustigarse por ello. No eres mejor o peor anfitrión porque te ocurran, a las personas les surgen contratiempos, cambios de planes o de consideraciones, y hay que asumirlo con naturalidad. Pero, hacerlo no significa permanecer inactivo, todo lo contrario, abre la puerta para explorar qué lleva a una persona a realizar una cancelación y permite impulsar estrategias para mantenerlas a raya. Si quieres saber cómo evitar cancelaciones de alquiler vacacional, a continuación te detallamos algunas de las iniciativas más habituales entre los propietarios.

Políticas de cancelación de alquileres vacacionales: determina la tuya

La comunicación clara entre anfitrión y huésped es clave para evitar cancelaciones de huéspedes en tu propiedad. Procura siempre rellenar tu ficha de vivienda atendiendo a cada detalle, dejando claro dónde se ubica exactamente el alojamiento, qué facilidades podrá encontrar el huésped –y cuáles no– en la vivienda. Explica si tu vivienda vacacional dispone de una buena conexión a Internet, si cuenta con electrodomésticos y si hay supermercados y restaurantes cerca. Sencillamente, porque si la información es exacta y rigurosa, las cancelaciones serán muchas menos. Pero, si la información es imprecisa, aparecerán dudas y surgirán equívocos. 

Si durante el proceso de reserva, además, atiendes siempre al huésped con profesionalidad y cercanía, crearás un vínculo que le aportará confianza y seguridad. Reducirás de paso las posibilidades de cancelación de la reserva. Deja claro y por escrito las políticas de cancelación de tus alquileres vacacionales y aporta la información de una manera fácil de comprender. Aunque la presencia online contribuye a proporcionar claridad en cuanto a las condiciones de reserva y sus políticas, refuerza esa información mediante correos o llamadas. La consigna: dejar clara toda la información al respecto.

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Propón un cambio de fecha en la reserva 

Cuando surge una cancelación de alquiler vacacional, el primero de los consejos es que trates de no perder al cliente; proponle cambiar su reserva. Es decir, sugiere otra fecha que le venga bien y acuerda un cambio sin costes si las circunstancias lo permiten. Con ello conseguirás trasladar al huésped a otro hueco del calendario y no tendrás que hacer el esfuerzo de captar otra nueva reserva. 

Para conseguirlo, puedes incentivar la realización de ese cambio añadiendo algunas facilidades. Por ejemplo, intenta que la flexibilidad del calendario sea la máxima posible o añade algunos servicios extra con los que el huésped pueda contar si confirma el cambio de reserva. Entre ellos puedes incluir una plaza de aparcamiento, desayuno gratis, acuerdos con otras empresas con actividades complementarias (masajes, kayak, rutas turísticas) o un horario flexible de entrada y de salida, siempre apreciados por los huéspedes. Es decir, asocia cambio a nuevas ventajas.

Realiza una estrategia de oportunidades no reembolsables

Aunque esta decisión en cuanto a las políticas de reserva puede causar reticencias en algunos huéspedes, si añades a la reserva algunas ventajas (desayuno incluido, un día de estancia extra gratis, etc.) al tiempo que agregas la opción de “no reembolsable”, conseguirás reservas a la vez que te aseguras la facturación. Del mismo modo, puedes solicitar un adelanto no reembolsable y devolver el resto si la cancelación se efectúa en el plazo que hayas indicado. 

Para consolidar una buena estrategia de oportunidades se recomienda asociar las tarifas no reembolsables a los mayores descuentos o a los incentivos de mayor valor. Una práctica habitual, por ejemplo, es asociar ofertas last minute a tarifas no reembolsables. 

Para llevar a cabo esta política con éxito las principales aliadas son la transparencia y la claridad en la información. Tendrás que dejar muy claras la condición de “no reembolsable” a la hora de efectuar la reserva y asegurarte de que el huésped la acepta en el momento de validar la reserva.

Cambia por cheque regalo

¿Y si una cancelación se transformara en un regalo? Esta es otra de las opciones que pueden barajar los anfitriones para que una reserva se mantenga en pie. Para ello, puedes habilitar la opción de transferir una reserva a otra persona en forma de cheque regalo en lugar de la cancelación. En ese supuesto, puedes generar un código que pueda utilizar una tercera persona en fechas flexibles. Se trata de una versión digital del “regala, no canceles”.  

Además, también puedes incentivar este cambio implementando un descuento. De esta manera, te será posible fidelizar a los huéspedes en tu alquiler vacacional.

Apóyate en los datos para evitar cancelaciones

Estudiar bien el centro neurálgico de las cancelaciones te puede ayudar a prepararte para evitarlas. Esto significa hacer análisis de datos, poner la tecnología a disposición de la inteligencia humana y mejorar la toma de decisiones con el fin de ganar fluidez en las reservas.

Si dispones de una cantidad de datos suficientes, analízalos y extráeles valor. Sabrás qué fechas se producen más cancelaciones, el motivo más habitual por el que se efectúan, el perfil del huésped que tiende a retractarse o la plataforma que más porcentaje de cancelaciones termina concediendo. Los datos son un valor fundamental en la estrategia de negocio, ya que permiten ir perfilando y modificando las ofertas, para acercarlas a las expectativas del público objetivo. Así, proporcionarás el servicio que se ajusta de manera más exacta a lo que imagina el cliente. 

Hoy en día, la mayoría de plataformas de alquileres vacacionales y softwares de gestión de reservas pueden generar informes con datos relevantes en torno al alquiler vacacional. Se trata de leer la información que proporcionan estos informes estadísticos con propósito de mejora.

Conclusión

Si eres un anfitrión con inquietudes, lanza ofertas bien estructuradas, con la información precisa, transparente y sencilla de asimilar. Estudia bien qué quiere tu huésped, qué perfiles ofrecen más seguridad y diseña una oferta que responda a lo que busca. Y una vez hecha la reserva, sé original en la política de cancelaciones y propón alternativas para evitar que se materialicen. Los huéspedes agradecerán el esfuerzo y las buenas intenciones, pues a nadie le gusta cancelar un plan que en principio era el ideal.  

Ahora que ya sabes cuáles son las políticas de cancelación de alquileres vacacionales más habituales entre anfitriones y empresas, trata de implementarlas en tu cotidianidad si aún no lo haces y verás cómo la tasa de cancelaciones disminuye rápidamente. ¡No te arrepentirás! 

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