Cómo crear una factura para alquiler vacacional

Mayo 2024

Si has comenzado hace poco en el mundo del alquiler vacacional, seguro que estarás un poco perdido. Buscar huéspedes, anunciar tu vivienda vacacional, alquilar el piso de vacaciones, elaborar facturas… Sin embargo, todo es cuestión de práctica y de adaptarse a las nuevas circunstancias.

Hoy queremos ayudarte a elaborar tus propias facturas para el alquiler vacacional. Crear una factura del alquiler de una vivienda entre particulares es más sencillo de lo que parece, solo hay que seguir unos patrones básicos y luego adaptar la información al contenido textual.

Una vez que te habitúes a elaborar facturas, será coser y cantar. Emitirlas es necesario por diferentes razones; la primera es que se trata de una forma de ser transparente y fiable ante tus huéspedes. No tienes nada que esconder. La segunda es que te mostrarás más profesional; la factura es un justificante que vale por igual para ambas partes.

Pasos para crear una factura para tus huéspedes

Puedes crear tú mismo tu propia factura o descargar un modelo de Internet, aunque eso sí: debe ser específicamente un modelo de factura de alquiler vacacional. Las partes de la factura se podrían dividir en tres secciones diferentes:

Datos de la propiedad

• Dirección completa
• Teléfono y/o fax
• Número de factura
• Fecha

Datos del propietario y del huésped

Tanto en el caso del propietario como en el del huésped, se necesitan los siguientes datos:

• Nombre completo
• Dirección
• Número de teléfono
• Correo electrónico

Datos de los costes y del método de pago

• Fianza
• Costes totales del alquiler
• Costes extraordinarios
• Método de pago
• Fecha del pago

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¿Es obligatorio emitir facturas?

Sí. Hoy en día es incluso necesario. Los tiempos han cambiado y en los últimos años alquilar mi casa de vacaciones es una práctica habitual. La cantidad de viviendas destinadas al alquiler vacacional ha aumentado enormemente y la administración pública está más pendiente de que se cumpla la normativa legal vigente.

Una factura para alquiler vacacional es un documento que refleja la información concerniente al contrato de arrendamiento de una vivienda destinada al alquiler turístico. En ella deben aparecer datos relevantes como el nombre del arrendatario, la fecha del contrato o cuándo se va a hacer uso de la casa.

El alquiler vacacional aporta un rendimiento económico que se tiene que declarar a Hacienda. Por tanto, al hacer la factura del alquiler vacacional has de generar una copia para tu huésped y otra para ti. Procura que no haya errores en ella; si fuera así, debe repetirse y firmarse nuevamente.

¿Qué ha de incluir una factura?

Una factura tiene que incluir información básica. El nombre completo, la fecha y el coste de la estancia siempre han de aparecer en la factura, así como los impuestos correspondientes y los datos relacionados con el pago y el tiempo de ocupación:

• Número de la factura, ordenado cronológicamente
• Datos del propietario y de los huéspedes (nombre, dirección…)
• Dirección de la vivienda de alquiler
• Lugar y fecha de la emisión de la factura
• Número de huéspedes
• Fechas de ocupación de la vivienda
• Fianza
• Precio por noche y coste total desglosado
• Método de pago
• Firma del propietario

Si tu vivienda se anuncia en un portal de alquiler vacacional, también debes emitir factura. La factura puede parecer un trámite engorroso, pero es sencillo de realizar y ayuda a proteger tu vivienda en caso de dar con huéspedes malintencionados. También evitas multas de las autoridades tributarias y ganas en profesionalidad.

Ejemplo de la estructura de una factura adecuada

Un ejemplo de factura de alquiler vacacional sería en la que primero aparecen los datos del propietario (nombre, dirección…); y al lado, los del huésped. Esta información sería la principal y a partir de ella se sucedería la de la vivienda vacacional. Ahí pondremos la fecha de entrada y salida del huésped y el número de adultos y niños que la van a ocupar. Indica también en la factura si en tu vivienda admites mascotas y cuántas.

Después vendría la sección de costes y métodos de pago. Lo más adecuado es que aparezca una tabla donde puedas insertar el coste por noche, la cantidad de noches y el total, así como los costes extra, si tienen lugar.

Y abajo del todo iría la fecha en que se produjo el pago y la fecha de emisión de la factura. En último lugar va la firma del propietario que indica que está conforme y que se ha efectuado el pago. Desde Holidu te recomendamos crear un modelo de factura para alquiler de vivienda turística lo más sencillo posible y que se pueda ver fácilmente de un solo golpe de vista.

Consejos para hacer una factura adecuada

• La factura debe ser clara y precisa, nunca debe llevar a confusión
• Siempre extiende factura, no dejes a tus huéspedes sin ella
• La información ha de estar ordenada tal y como hemos descrito
• Si hay un error, emite otra nueva
• Revisa los datos de la factura antes de enviársela o dársela a tus huéspedes
• Si deseas emitir tu propia factura, inspírate en modelos ya creados en Internet

Herramientas útiles para facilitar la facturación

La facturación puede parecer muy fastidiosa, pero se puede simplificar con las herramientas adecuadas a fin de asegurar una gestión eficiente. Además, las tecnologías actuales permiten una gestión más eficaz y cómoda. Ejemplo de ello sería una página web de alquiler vacacional para promocionar la vivienda. Las herramientas más útiles para facturar son las siguientes:

• Softwares de facturación. Son grandes aliados porque facilitan la vida. Con ellos puedes crear facturas, supervisar los pagos e incluso automatizar los recordatorios de pagos.
• Pasarelas de pago. Son muy cómodas tanto para anfitriones como para huéspedes y son totalmente seguras. La más popular es PayPal, pero hay otras nuevas.
• Recordatorios automatizados, sobre todo de los pagos. Así no tendrás que hacer un seguimiento personal; podrás delegar esta tarea a la tecnología.
• Aplicaciones para controlar gastos. Son perfectas si deseas controlar los gastos y categorizarlos de forma automática. Existen diferentes aplicaciones para esta labor.
• Programas de seguimiento de gastos. No solo son importantes los de pago, sino también los de gastos para ver cómo evoluciona tu negocio y comprobar que no tienes pérdidas.
• Programas de contabilidad. Hay programas de contabilidad básica gratuitos como Contasimple. Son programas esenciales para estudiar cómo se proyecta tu alquiler vacacional.
• Automatización de las campañas de marketing. Aparte, es posible automatizar tus campañas o anuncios de marketing cómodamente mediante diferentes aplicaciones.

Todas estas herramientas te permiten ahorrar tiempo, agilizar los pagos de tus huéspedes y evitar errores humanos. Hallarás infinidad de programas y aplicaciones gratuitos en Internet. En cambio, si tienes diferentes viviendas de alquiler y la facturación es más compleja, siempre puedes invertir directamente en un software de facturación y gestión integral.

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