Qué es un PMS y cómo elegir el adecuado para tu alquiler vacacional

Febrero 2025

La presencia online de muchas viviendas de vacaciones en numerosos portales, aplicaciones y páginas web de alquiler vacacional ha provocado que los propietarios necesiten herramientas tecnológicas que les ayude a afrontar las numerosas tareas de gestión que este negocio conlleva. Paradójicamente, anunciar una vivienda vacacional es más fácil que nunca y al mismo tiempo muy complejo, pues precisa de un mínimo de conocimientos informáticos. 

Y es que muchos de los propietarios estaban acostumbrados a una gestión doméstica de las reservas de su vivienda vacacional, basadas en la difusión del boca a boca y la promoción offline (cartelería, anuncios en radio, folletos o presencia en guías en papel). El cambio de paradigma a la hora de anunciar una vivienda vacacional y gestionarla en todo el mundo ha implicado que tengan que adaptarse a una nueva realidad: la digital. Es en el universo online donde se concentra la mayor parte de huéspedes que buscan reservar un piso de vacaciones. 

La necesidad de captar huéspedes en diferentes plataformas ha multiplicado las tareas de promoción y gestión, y convertido su administración digital en una tarea ardua. Es por ello que se crearon los PMS, los softwares destinados a concentrar y optimizar toda la gestión de reservas online de una vivienda de alquiler vacacional. En este artículo te vamos a explicar en profundidad de dónde procede el término, qué ventajas tiene el uso de un PMS y cómo pueden ayudar a los propietarios en el día a día de su negocio.   

¿Qué es un PMS?

Comencemos por el principio. PMS es el acrónimo de Property Management System, que es, como indica su mismo nombre, un gestor online para administrar las propiedades de alquiler vacacional y todas las tareas derivadas del negocio. Nos referimos a la gestión de reservas, facturación, realización de anuncios, organización de aspectos como la limpieza o la comunicación con el cliente, entre otras funcionalidades. Su gestión centralizadora se sustenta en un panel de control intuitivo y fácil de usar para que el propietario pueda administrarlo sin problemas.

Para comenzar a usarlo, el usuario ha de conectar previamente su PMS con las diferentes plataformas, otorgando los permisos necesarios para ello. Cabe destacar que un PMS no es lo mismo que un Channel Manager, aunque compartan algunas funciones. El primero contiene un mayor número de funcionalidades, como pueden ser la administración financiera, la gestión de la limpieza, el contacto con los huéspedes o la contabilidad y facturación. Sin embargo, el Channel Manager tiene como fin principal la distribución en diferentes canales de promoción y plataformas como Airbnb, Booking, Expedia, etc. En resumen, es habitual que los PMS integren un Channel Manager, pero se trata de un software mucho más ambicioso.  

Funcionalidades y ventajas de trabajar con un PMS

Un PMS es un software equipado con la innovación tecnológica necesaria para impulsar la eficiencia, por lo que ahorrarás tiempo de gestión. Está pensado para ofrecer la automatización de tareas que sean repetitivas y simplificar el proceso de formalización de la reserva. La información del viajero no solo estará disponible para el propietario; también podrás realizar el registro obligatorio de huéspedes en las autoridades locales (generalmente en la policía local o guardia civil) desde la misma plataforma. 

Del mismo modo, un PMS permite replicar anuncios y mensajes en las diferentes plataformas y establecer comunicaciones con el huésped en todo el ciclo de reserva. Podrás automatizar mensajes antes de la llegada, durante la estancia y después de la misma, y ganar así proximidad y cercanía con el huésped. Es por ello, que un PMS se convierte en una herramienta que facilita la fidelización del huésped, cuya experiencia positiva llevará a alquilar la casa o piso de vacaciones en el futuro. 

Por otra parte, un PMS también abarca la administración contable, que estará en la nube y la podrás realizar online, gracias a sus libros contables, generación automática de facturas, histórico de transacciones, o generación y almacenamiento de documentos relativos a los impuestos. Un PMS también facilita la gestión del personal que trabaja en la propiedad, ya sea a cargo de la limpieza, el mantenimiento o la gestión de las llaves. 

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Cómo elegir el PMS adecuado para tu alquiler vacacional

El mercado está lleno de diferentes PMS que pueden satisfacer las necesidades de cada tipo de propietario. Holidu trabaja con más de 100 compañías proveedoras en todo el mundo que permiten integraciones sencillas y plenamente operativas. Pero elegir un buen PMS depende, fundamentalmente, de la tipología de vivienda vacacional y de las características propias del negocio.

Comprender la realidad de tu vivienda te conducirá al PMS más adecuado. Por ejemplo, no es lo mismo un PMS para un propietario de diferentes alojamientos que para uno solo, pues este último elegirá el menos complejo. Tampoco es lo mismo que la persona encargada de la administración tenga conocimientos avanzados a nivel tecnológico a que tenga conocimientos más limitados. Además, es pertinente estudiar la capacidad de integración del programa con diferentes plataformas, pues de nada te servirá un PMS que no sea capaz de integrarse en el portal de alquiler vacacional en el que más visitas reciba tu perfil. Y, si piensas en crecer en el futuro añadiendo diferentes propiedades a tu negocio, entonces necesitarás un PMS de carácter multipropiedad.  

Por último, es necesario conocer la capacidad de respuesta del equipo de atención al cliente del PMS y si este brinda un soporte de calidad y un servicio diferencial que pueda hacerte la gestión más fácil en caso de incidencia o resolverte dudas relativas al uso del software. Listar un alojamiento local en un PMS u otro dependerá, en definitiva, de las características diferenciales que cada uno de ellos te ofrezca.

Mejores PMS para alojamiento local

Los mejores PMS para alojamiento local son aquellos que mejor se adaptan a tu modelo de negocio. No hay uno que sea 100 % mejor para todos. Lo ideal es que rastrees en el mercado, la mayoría de empresas de estos softwares permiten pruebas gratuitas y demos que te ayudarán a testar su conveniencia. También puedes investigar en foros y plataformas especializadas en reseñas de empresas, y considerar los aspectos positivos y negativos que destaca la comunidad digital. 

Algunos ejemplos de empresas que comercializan un PMS de garantías pueden ser Guesty, Cloudbeds, Hostify, Apaleo, Avaibook y Logdify. Estas compañías han desarrollado softwares con multitud de funcionalidades y suelen dar respuesta a cualquier consulta en un máximo de 24 horas. 

Como puedes observar, elegir el mejor PMS para tu alojamiento local requiere algo de tiempo y atención, pero te compensará ampliamente si das con el sistema de gestión de propiedades para alojamiento local idóneo. Cuando lo hayas seleccionado, verás como la gestión diaria de las reservas se hace mucho más llevadera y te sorprenderá la cantidad de acciones que pone a tu alcance.

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