Registro policial de viajeros: qué es y cómo realizarlo correctamente

Septiembre 2024

Ante todo, cabe señalar que el registro de viajeros a través de la Policía y Guardia civil dejará de funcionar el 1 de octubre de 2024 y será sustituido por SES.Hospedajes, el cual es un aplicativo del mismo gobierno.  

Todos los alojamientos vacacionales deben llevar un registro de viajeros en la Policía, Guardia Civil o en el cuerpo de seguridad equivalente en cada comunidad autónoma. Este registro de huéspedes, que proporciona la información de los viajeros a las autoridades competentes, es obligación del anfitrión. Este deberá transferir dichos datos al lugar de hospedaje de la Guardia Civil y la Policía Nacional.  

Si quieres que tu alquiler vacacional respete la legalidad vigente, tendrás que llevar un registro de datos de las personas que pasan por tu vivienda, y que indique los principales datos personales, fechas de entrada y de salida de su estancia. Y, después, habrás de digitalizarlo y mandarlo a la policía. Lo ideal es que tu página web de alquiler vacacional avise sobre esta circunstancia y que el huésped esté advertido de antemano. A la hora de anunciar tu vivienda vacacional ten en cuenta que has de incluir el texto referente al registro de huéspedes en la Policía entre las obligaciones del check-in.

Es básico que pienses en qué momento vas a solicitar al cliente los datos del parte de viajeros para la Policía, si lo vas a hacer en persona u online si tu gestión se realiza a distancia. 

Cómo habilitarse para operar en la Webpol de registro

La ley indica que esta gestión de registro de huéspedes en la Policía se realiza en pro de la “seguridad ciudadana”, tanto de las personas que quieren alquilar una casa o piso vacacional como de sus huéspedes. Los partes de viajeros derivados a la Policía son considerados un elemento indispensable para la transparencia del sector.  

Para llevar un control del registro de huéspedes que pasan por el alojamiento turístico, la Policía y la Guardia Civil cuentan con una página web conocida como Webpol, Hospederías de la Policía o e-Hotel, indistintamente, destinada a efectuar digitalmente todos los trámites. Si tu alojamiento está en el País Vasco o Cataluña, deberás efectuar el registro de viajeros con los Mossos d’Esquadra o la Ertzaintza. 

Dar de alta tanto un hotel como un alojamiento vacacional en la Webpol requiere un trámite de carácter presencial, por lo que tendrás que pedir cita y acudir a la comisaría más cercana al establecimiento. El día de la cita deberás llevar los documentos solicitados por la Policía: documento nacional de identidad de la persona responsable del alojamiento vacacional, declaración responsable del inicio de actividad (DRIA) validada por la administración pertinente y un documento que acredite la propiedad o derecho en usufructo sobre el inmueble. 

Si es correcta la documentación, te entregarán el usuario y contraseña con los que podrás llevar a cabo todas las gestiones con la Policía referente al registro de viajeros. 

Cómo efectuar los partes de viajeros en la Webpol

La aplicación de la Policía y la Guardia Civil contempla dos modalidades para informar acerca de los datos de los huéspedes que visitan tu alojamiento vacacional. 

Puedes efectuar el registro de huéspedes para la Policía directamente en la aplicación, a través del apartado web “Grabación Directa de Registros”. Ahí tendrás que rellenar un formulario con los datos habituales (nombre, primer y segundo apellido, número de documento de identidad, tipo de documento, fecha de expedición, sexo, fecha de nacimiento, país de nacionalidad, fecha de entrada y fecha de salida). Cuando lo tengas, habrás de pulsar “registrar”. Así con cada persona que pase por la vivienda.

También puedes haber recopilado previamente la información, en un formulario en papel o a través de un formulario digitalizado, y luego solo deberás subir los documentos a la aplicación desde la casilla “Examinar”, cargar los documentos y darle a “Enviar”.

Normalmente, cada portal de alquiler vacacional aconseja el uso de herramientas digitales para facilitar el proceso. Se trata de softwares desarrollados por empresas expertas en el sector, que te facilitan toda esta gestión. Así, podrás desarrollar la labor empleando el menor tiempo posible.

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Posibles multas

Aunque costó integrarlo en la cotidianeidad de las empresas, hoy día se lleva un registro de huéspedes riguroso en la gran mayoría de establecimientos. Si no se hace el registro de la Policía para el alquiler vacacional, las sanciones podrían ir desde los 100 € hasta los 30 000 € de multa; dependiendo de si falta un parte concreto o si no consta siquiera libro de registro.

Los responsables de las viviendas que tengan operatividad regular como alojamiento vacacional han de conservar dicha información un mínimo de tres años. La ley estipula que los registros de viajeros deben estar disponibles para su revisión por parte de la Policía Nacional o Guardia Civil.

Cómo se lleva a cabo el registro de viajero en SES.Hospedajes 

A partir del 1 de octubre de 2024 toda la información de registro de viajeros se realizará a través de SES.Hospedajes. Esta plataforma sustituirá las hospederías de la Guardia Civil y Policía Nacional, pero no así a las de los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza. Por tanto, si estás en Cataluña o el País Vasco, te ahorrarás esta transición. 

La plataforma SES.Hospedajes permitirá el envío de toda la información que requiere el Real Decreto 933/2021, de forma online, más ágil y acorde a la legalidad. En estos momentos ya puedes darte de alta en SES.Hospedajes, donde tendrás que rellenar un parte de viajeros disponible en la misma plataforma que consta de veintiún datos personales. 

Para dar de alta tu alojamiento en la plataforma es preciso disponer de certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve y el programa AutoFirma instalado en tu ordenador. 

Una vez que estés dado de alta y accedas a la plataforma, verás una pantalla con una opción de registro, que te derivará a una página donde rellenar un formulario. Ese formulario te pedirá los datos de tu vivienda, así como datos personales (básicamente, tu domicilio y datos de contacto). Además, tendrás que indicar cómo vas a realizar el registro, si de manera manual o automatizándolo a través de alguna plataforma. Este último aspecto debe quedar debidamente indicado en la casilla correspondiente.

Cuando hayas completado la inscripción de tu vivienda, recibirás un correo con tu número de registro, código de arrendador y código de establecimiento. Además, recibirás tus credenciales, usuario y contraseñas. Esta información te permitirá operar y anunciar tu vivienda vacacional cumpliendo con la legalidad. 

La transición a SES.Hospedajes es algo que tarde o temprano deberás asumir. Así que, cuando tengas un hueco libre antes de octubre, dedica un tiempo de calidad a conocer la plataforma, familiarizarte con ella y conseguir las credenciales de acceso al sistema. No lo dejes para última hora para que puedas anunciar tu vivienda vacacional sin agobios. Anfitrión precavido vale por dos. 

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