Cómo hacer un libro de bienvenida para un alquiler vacacional

June 2024

En el sector de los alquileres vacacionales es realmente importante cuidar cada detalle y generar una grata impresión en los huéspedes. Un buen primer paso les transmitirá certidumbre y confianza, y les hará sentir como si estuvieran en casa. Como anfitriones, hemos de prestar especial atención a nuestro libro de bienvenida. En el artículo que nos ocupa vamos a conocer qué es, qué función tiene, cuáles son sus características básicas y, en general, cómo conseguir un buen libro de bienvenida o welcome book que haga más agradable, sencilla y cómoda la estancia de nuestros invitados en nuestro alquiler vacacional. Acompáñanos por este repaso.

¿Qué es un libro de bienvenida de un alquiler vacacional?

Empecemos por lo más básico: ¿de qué hablamos cuando nos referimos a un libro de bienvenida? Pues, sencillamente, de un pequeño librito o folleto en el que los anfitriones desglosan información de utilidad para facilitar el alojamiento y la estancia en el alquiler vacacional. Este libro puede ser muy diferente y tener objetivos dispares dependiendo de cada anfitrión. Pero, normalmente, dispone de información de primera mano sobre la vivienda de alquiler, instrucciones acerca de los principales electrodomésticos y aparatos de la casa, y datos útiles que atañen a los servicios que hay en los alrededores de la casa y otras recomendaciones turísticas. El libro de bienvenida de un airbnb se ha convertido ya en un clásico de las viviendas de alquiler y es totalmente recomendable facilitar uno de ellos a nuestros huéspedes.

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Cuida el exterior y el interior del libro de bienvenida airbnb

Ante todo, es muy importante establecer una guía de estilo: un tono, una voz que conecte bien con el tipo de invitados que se alojan en el alquiler vacacional, una intención a seguir. ¿Qué imagen anhelamos transmitir?, ¿una imagen sería y comercial o una más desenfadada?, ¿una voz juvenil o quizás otra destinada a un público más maduro?, ¿tal vez algo que englobe a todos los públicos? En este sentido, la carta de bienvenida debe ir en consonancia con nuestra identidad corporativa. 

Empecemos por diseñar y presentar una bonita portada del libro de bienvenida; un primer golpe visual moderno, atractivo y sofisticado ayudará a comenzar con buen pie. Será esencial una foto profesional y atractiva del lugar o quizás de las vistas que se obtienen desde nuestra casa o piso turístico. Si la portada es buena, ya podemos pasar a desglosar el interior del libro de bienvenida. En él debemos recoger toda la información imprescindible: dirección completa, número de teléfono de contacto, e-mail, normas de la casa (esto lo analizaremos en un apéndice aparte), teléfonos oficiales de interés, etc. 

No podemos olvidar, por supuesto, una de las principales peticiones de todo huésped: la información útil relativa a todos los electrodomésticos y aparatos electrónicos de la casa. Microondas, horno, frigorífico, congelador, televisión, Internet, wifi, secadora, lavadora… Cuanto más precisas sean las instrucciones, mejor. No demos por sentado que los huéspedes saben cómo funcionan, podría ser contraproducente. 

La importancia de una bienvenida personalizada

Los huéspedes valoran en su justa medida que les proporcionemos una experiencia de hospedaje personalizada, atenta al detalle y servicial. Por ejemplo, si alojamos a una familia con dos niños, van a agradecer que la carta de bienvenida esté escrita en plural, con guiños a la vida en familia y consejos interesantes e idóneos para unas vacaciones en grupo. Si los huéspedes vienen con mascota, igual. Información sobre sitios que admitan perros, pipicanes cercanos, sitios de esparcimiento, etc. 

Debemos tomar nuestra carta de bienvenida como una estupenda oportunidad para presentarnos y para establecer una toma de contacto que permita una buena comunicación durante la estancia. Preguntemos sin pudor si podemos ayudar en algo a nuestros invitados. Quizás necesiten recomendaciones de restaurantes, bares o puntos de interés cultural. Pongámoslo todo fácil. Démosle consejos honestos sobre cómo disfrutar al máximo en nuestra localidad. Y si, además, les ofrecemos información sobre las festividades locales, el folclore, los eventos especiales y las ferias de la población, mucho mejor. Infinidad de huéspedes acuden a nuestra tierra en busca de una experiencia auténtica y castiza. 

Por cierto, una advertencia que no está de más mencionar: las cartas y los libros de bienvenida han de mantenerse permanentemente actualizados. No es profesional ni serio que una carta de presentación contenga información caducada, poco precisa o errónea.

Reglas estrictas, amables y claras

Podemos aprovechar el libro de bienvenida del airbnb para establecer las reglas de convivencia en el alojamiento. Las políticas con respecto a la entrada y salida del piso vacacional, determinar si se puede fumar y en qué zonas, el uso de los espacios comunes, la limpieza, etc. Todo lo que atañe a nuestra relación con los huéspedes hay que indicarlo con claridad y transparencia. Recomendamos ser claros con la normativa, con frases que no den lugar a interpretaciones y que sean rígidas y para todos por igual. Eso sí, siempre hay que comunicarlas con amabilidad, tacto y profesionalidad. El hecho de ser estricto no debe invalidar la cordialidad y el buen tono.

Servicios adicionales que enriquezcan la estancia

En la carta de presentación podemos añadir, si lo estimamos oportuno, información sobre los servicios adicionales aparejados al alquiler vacacional. Como anfitriones, podemos incluir en ella servicios complementarios, dependiendo de nuestras posibilidades: excursiones programadas (si nos asociamos con alguna empresa de la zona), servicios de lavandería, guías turísticos locales, cenas en restaurantes, etc. Algunos propietarios poseen una extensa red de socios que permiten sacar beneficio mutuo; esto ayudará a los huéspedes a mejorar su estancia y también te podría proporcionar un ingreso extra.

Otras fórmulas para disponer de un buen libro de bienvenida

Ya te hemos indicado cómo hacer un buen libro de bienvenida; ejemplos hay muchos en la red. Si aun así quieres cerciorarte de que dispones de un libro sin fisuras y crees que no tienes las habilidades necesarias para confeccionarlo, siempre puedes encargar esta tarea a un especialista en comunicación y/o marketing, o, sencillamente a un consultor turístico que te ayude a desarrollar esta imprescindible pieza para dar la bienvenida a tus huéspedes. Externalizar esta tarea te supondrá una inversión a considerar, pero te proporcionará la seguridad del trabajo bien hecho.

En resumen, el libro de bienvenida es, sencillamente, un plus que todo huésped agradece, sobre todo si está provisto de recomendaciones locales e información de interés. El objetivo es aumentar la calidad de la estancia y el bienestar de los inquilinos con el propósito de fidelizarlos con vistas a un futuro y mejorar nuestra reputación como anfitrión. Un libro de bienvenida airbnb no es especialmente costoso, pero sí es un detalle que nos hará destacar sobre el resto. 

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