Protección de datos y alquileres vacacionales

Julio 2024

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) está presente desde 2018 en el universo de los alquileres vacacionales en todo el territorio español. Esta normativa obliga a los propietarios a adaptarse a las exigencias que promulga. Los datos de los huéspedes quedan así protegidos y se asegura la buena praxis en el ecosistema del sector turístico. Todos los actores involucrados ganan tranquilidad y cobertura legal con este sistema. Eso sí, la protección de datos para un alquiler vacacional tiene unas características propias que conviene recordar, tal y como haremos en este artículo.

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales entra dentro del plan normativo de la Unión Europea e impulsa que las empresas dispongan de medios físicos y digitales que garanticen la privacidad de los usuarios.

Además, la implantación de este reglamento debe ser compatible con las leyes de cada comunidad autónoma y cumplir los requisitos de protección de seguridad de la ciudadanía. España es el segundo país de la Unión Europea con más alquileres vacacionales, así que afecta a multitud de personas. A continuación, vamos a repasar los aspectos principales.

Cómo recopilar y almacenar datos de los huéspedes

Lo primero que se debe considerar es que pedir que te faciliten unos datos es un pacto de confianza y fija un marco colaborativo que protege a todos los involucrados. Hacerlo bien es parte del plan estratégico de un alquiler vacacional, contribuye a su buena reputación y genera sensación de seguridad en el viajero. 

Así que la manera de recopilar datos debe ser estrictamente profesional, ha de quedar claro cada aspecto y la solicitud tanto digital como en papel debe transmitir la máxima tranquilidad y claridad en los términos correspondientes. Antiguamente, era habitual poner una casilla online o en los formularios que dijera: “Acepto las condiciones y tratamientos de datos”. Y hasta ahí llegaba la transparencia. 

Ahora, con el nuevo marco normativo, las empresas tendrán que hacer lo siguiente:

1. Indicar qué persona o personas son las responsables del uso de los datos personales del huésped.
2. Explicar con qué finalidad se van a usar los datos. 
3. Pedir el consentimiento, es decir, la legitimación para usar los datos.
4. Determinar quiénes son los destinatarios a los que se podrá comunicar los datos.
5. Dejar claro cuáles son las categorías de datos que se van a solicitar. 
6. Mencionar cuáles son los derechos de las partes para el uso de los datos personales.

Este nuevo ejercicio de transparencia debe figurar tanto en la web como en formularios, en el contrato de alquiler vacacional y en la hoja de huéspedes. Los invitados tienen, a su vez, el derecho a solicitar información sobre el tratamiento de sus datos.

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Cumplimiento de las leyes de privacidad

Para cumplir con el marco legal respecto a los huéspedes, la política de manejo y protección de datos debe garantizar el Acceso, la Rectificación, la Cancelación y la Oposición (ARCO, sigla usada en el sector). Es decir, el usuario puede salvaguardar su privacidad accediendo a sus datos, modificándolos si lo estima oportuno, cancelando la cesión de los mismos u oponiéndose a ceder los datos, siempre atendiendo también a sus obligaciones y en los términos que indica la Ley de Protección de datos. El anfitrión debe generar un marco colaborativo de confianza.

El incumplimiento de las leyes de privacidad por parte de las empresas implica tres tipos de sanciones: leves (de entre 900 euros y 40 000 euros), graves (de entre 40 001 euros y 300 000 euros) y muy graves (entre 300 001 euros y 600 000 euros). Muchos propietarios recurren a la ayuda de herramientas profesionales digitales o incluso de empresas externas dedicadas expresamente a este cometido, con el fin de que toda la operativa se ajuste a la normativa y garantizar así su cumplimiento. 

Consejos prácticos para implementar políticas de privacidad efectivas

Para cumplir con el marco legal, es preciso pensar bien cómo se van a tratar los datos y cuál va a ser la experiencia de usuario. Procura también tener toda la operativa bien engrasada para obtener y usar lo esencial en el marco acordado por las instituciones. 

• A nivel online, trabaja en entornos seguros. Cuenta con una conexión a Internet propia (nada de wifis abiertas), proporciona una web y métodos de pagos seguros, haz visible y entendible la política de privacidad en el entorno digital, y garantiza la accesibilidad por parte del usuario.
• Ayúdate de las ventajas de la innovación tecnológica. Trabaja con antivirus en el entorno online y usa plataformas y contraseñas seguras. 
• No pidas más datos de los que necesites, de manera que no te sobrecargues con información adicional que pueda ser un problema en el futuro. 
• Mantén una línea abierta de comunicación con el huésped, de forma que haya claridad y transparencia durante el ciclo completo de la reserva: antes, durante y después. 

La convivencia con la ley de seguridad ciudadana

Los propietarios también tienen la obligación legal de mantener un registro de viajeros e informar a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado de la llegada y partida de los mismos, en cumplimiento de la normativa de seguridad ciudadana. Además, el gobierno ha habilitado una plataforma que ayuda a los propietarios a efectuar las gestiones. 

Se considera necesario recopilar los siguientes datos: número de documento de identidad, tipo de documento y fecha de expedición, nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, fecha de entrada y firma del viajero. 

Todos los demás se considerarán datos diferentes a los necesarios y precisarán del consentimiento expreso del huésped para recopilarlos. Del mismo modo, se habrá de especificar con qué fines se van a utilizar dichos datos adicionales.  

La responsabilidad del anfitrión en materia de protección de datos

El anfitrión o representante legal del alquiler vacacional es el máximo responsable de los datos que acumula sobre los huéspedes y del tratamiento de los mismos. De igual forma, es responsable de la veracidad de los datos. Por eso se recomienda no manejar ni acumular datos que ya no sean necesarios más allá del tiempo exigido por la legalidad vigente. 

Concluyendo: aunque el buen uso de los datos puede parecer un embrollo, lo cierto es que es fácil de articular. Resulta ágil que exista una normativa general y compartida en el ámbito europeo. Y es una buena fórmula para acercarse a los huéspedes y generar sensación de confianza, seguridad y calidad en el servicio. 

Implementar una óptima política de tratamiento de datos es un valor de cara a los clientes y contribuye a la buena reputación de un alquiler vacacional. Convertir un requisito legal en una oportunidad es una decisión estratégica positiva a corto, medio y largo plazo.

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