Cómo hacer un inventario para tu alquiler vacacional

Octubre 2024

Ya sea por el sencillo conocimiento de tu vivienda vacacional, para mantener tu propiedad en las mejores condiciones posibles o para evitar conflictos con los huéspedes, la creación de un inventario del mobiliario solo reporta ventajas a una vivienda vacacional. Pero para que sea verdaderamente útil, ha de aplicarse cierta metodología en su confección. 

El inventario es un elemento que denota profesionalidad de cara al huésped, te protege de estropicios o posibles pérdidas y constituye una prueba válida de cara a una disputa legal. Además, te servirá como guía para comprobar que todos los elementos del piso de vacaciones están en buenas condiciones cuando el huésped abandone la vivienda vacacional. Y es una herramienta de rápida consulta por si quieres saber si dispones de enseres propios de limpieza, medicinas u otros objetos de carácter funcional. Un inventario es, ni más ni menos, que una guía de las cosas que hay en una vivienda y contribuirá al checklist del mantenimiento de tu casa vacacional. A través de estos consejos, te explicamos cómo hacer el inventario de tu piso o alquiler turístico. 

Distribuye el inventario por espacios y categorías 

El primer objetivo del inventario de tu casa o piso de alquiler vacacional es que sea lógico. Que su distribución guarde una relación natural con la realidad. No se trata de hacer sofisticados entramados de códigos, utensilios y mobiliario volcados sobre un documento, sino de elaborar una clasificación que pueda entender cualquier persona que visite la vivienda de vacaciones. Por ello, el primer paso es clasificar los espacios y, dentro de los mismos, establecer categorías y subcategorías. Para que se entienda, hablamos de espacios como salón, habitación uno, habitación dos, comedor, cocina, sala de juegos, terraza, trastero, etc. 

De lo más grande a lo más pequeño  

Parece de Perogrullo, pero para comenzar tu clasificación lo ideal es ir de más a menos, clasificando primero el mobiliario, aparatos eléctricos y objetos contundentes, y después haciendo lo propio con los objetos más pequeños. Comenzarás por los muebles, colchones, televisores, ventiladores, secadores, lavavajillas, etc. y acabarás con el menaje propio del hogar, los cubiertos, elementos de limpieza y objetos de decoración. Cerciórate de que vas de más a menos.  

Una vez hayas ordenado por espacios o compartimentos el inventario, establece jerarquías. Objetos destinados al ocio, aparatos electrónicos, mobiliario para el descanso, elementos decorativos, o útiles de aseo y limpieza. Si en la vivienda hay objetos de especial valor, ponlos en espacios preferenciales de tu clasificación, para que sean chequeados en primer lugar en una revisión posterior. 

Publica tus propiedades en Holidu

Elige un formato ágil, con un ordenamiento intuitivo  

Tan importante como saber clasificar el inventario de tu alquiler vacacional es determinar el formato preciso para realizarlo. Tan necesario es tener bien clasificado el documento como que el huésped, profesional de la logística o experto en reparaciones, sepa interpretarlo. Lo más conveniente es que tengas dos formatos: el inventario digital y el inventario físico. 

Es decir, que puedas verter tu clasificación de objetos decorativos, utensilios, electrodomésticos, muebles, etc. en un documento digital y que también puedas hacerlo en un cuaderno, una ficha o una carpeta física. Y que estos formatos sepan convivir y sean fácilmente editables. En caso de escoger la convivencia de ambos formatos, es indispensable que los mantengas actualizados en paralelo.  

Para el inventario digital ya dispones de varias plataformas y herramientas que te pueden ayudar a realizarlo. Hay softwares especializados que contemplan esta opción entre sus numerosas posibilidades.  

Ayúdate de recursos gráficos

Un elemento clave para realizar el inventario de tu vivienda vacacional son las fotografías. Estas contribuyen a testificar qué elementos forman parte de la vivienda de forma visual y muy fácil de identificar, y también evidencian en qué estado se encuentran. 

Para ello, ármate de una cámara de calidad, inicia un tour por cada una de las habitaciones (el salón, la cocina, los baños, patio o terraza) y realiza tomas generales y planos detalle. Estas instantáneas corroborarán la existencia de cada uno de los útiles de la vivienda. Si no quieres asumir esta tarea, bien por falta de confianza o porque no dispones del tiempo necesario, siempre puedes recurrir a un profesional que realice una sesión fotográfica de tu casa vacacional; adviértele antes de la necesidad de hacer hincapié en los detalles. En Holidu hemos confeccionado una guía para que puedas fotografíar con eficiencia tu alquiler vacacional. 

Cuando tengas las fotografías, asegúrate de que captan bien la realidad y el estado actual de todos los bienes de la vivienda. Evita el uso de filtros y efectos que distorsionen la realidad.   

Elabora un plan ante posibles incidencias

Aunque no es plato de buen gusto para ningún propietario, lo normal es que el uso de una vivienda acarree desperfectos y puedan surgir diferencias de criterios entre el cliente y el anfitrión. En ese caso, has de urdir un plan para comunicarte con el huésped, encontrar el canal, el tono y la solución adecuada, para mantener un diálogo cordial.

Es aconsejable que estas posibles incidencias se comuniquen con la mayor brevedad posible, por si es necesario reponer algunos elementos en la vivienda. Por eso, es una buena praxis habilitar canales de comunicación durante el tiempo que el huésped alquile la vivienda. Fija de antemano el protocolo de actuación ante estas circunstancias con la persona o personas alojadas, eso evitará conflictos. 

Además, conviene pensar de antemano qué tipo de desperfectos ha de asumir el huésped. Mete dentro de esa lista cosas de valor considerable como una televisión o un electrodoméstico, pero no un vaso o una bombilla. Luego, tendrás que comunicar de manera mesurada y cordial a la persona responsable que se haga cargo del coste de esos desperfectos. Por ello, es recomendable entrenar supuestos imaginarios para encontrar la forma más adecuada de solicitar una resolución amistosa.

Resumiendo, el inventario es una necesidad real de las viviendas vacacionales. Planificarlo y ejecutarlo con orden y método es siempre conveniente tanto para el anfitrión como para el huésped. El inventario es una especie de libro blanco que desentraña el universo de una vivienda vacacional. 

Ahora que ya sabes cómo hacerlo, en caso de no disponer de él, ¿por qué no te animas a elaborar un inventario para tu vivienda vacacional?  

Publica tus propiedades en Holidu