Gestionar el RGPD en tu negocio de alquiler vacacional

Febrero 2025

Las normas de protección de datos instauradas por la Unión Europea, en vigor desde el 25 de mayo del 2018, garantizan la protección de los datos personales de los usuarios cuando estos se recopilan y procesan. Por citar algunos ejemplos, cuando compramos determinados artículos, contratamos servicios online, solicitamos un trabajo o pedimos un préstamo bancario. Estas reglas se aplican a empresas y organizaciones (públicas y privadas) que operan en la UE, así como a aquellas establecidas fuera del territorio pero que ofrecen bienes y servicios en él. En el caso específico de los alquileres vacacionales, es una obligación marcada por ley salvaguardar los datos que se recopilan.

No importa en qué formato estén los datos: online, en un sistema informático y/o digital; o analógico, en papel. Cuando se almacenan o se procesan y se identifica con ellos directa o indirectamente a una persona, se deben respetar los derechos a la protección de datos personales. 

Desde hace tiempo, la Unión Europea está presionando con fuerza para luchar por la integridad de los datos y que las empresas mejoren la forma en que usan los datos personales. Esto se traduce en un mayor rigor, control y toma de conciencia. Si te interesa este asunto, sigue leyendo para profundizar en él y conocer los detalles.

¿Qué son exactamente los datos personales?

Los datos personales son aquellos datos que nos cuentan algo sobre una persona en concreto. Cuando ciertos datos, ya sea en combinación o no con otros, puedan identificar a alguien sin la necesidad de un esfuerzo especial, la privacidad de esa persona está en juego. 

Los datos personales incluyen direcciones de correo electrónico, currículums, direcciones físicas, fotos de pasaportes, documentos personales o, por ejemplo, direcciones IP. La ley establece que estos datos personales solo pueden ser procesados en la medida en que sean respetuosos, pertinentes, relevantes y nunca excesivos. También deben tener la opción de ser actualizados por el usuario si fuese necesario.

Obligaciones del propietario sobre la recopilación y almacenamiento de datos personales

Cuando solicitamos el consentimiento de un huésped o usuario para el tratamiento de sus datos en nuestra actividad de alquiler vacacional, debemos tomar medidas específicas para solicitar su aprobación. Puede ser firmando un formulario de consentimiento o seleccionando “sí” o “no” en las cláusulas de nuestro sitio web, entre otros métodos.

Pero antes de solicitar cualquier consentimiento, tenemos que proporcionar a los usuarios la siguiente información:

• Información sobre la empresa que procesa los datos del huésped, incluidos nuestros datos de contacto para poder realizar, en caso necesario, alguna consulta, sugerencia o reclamación. Transparencia ante todo. 
• La razón y objetivos principales por los cuales la empresa u organización utilizará los datos personales; en este supuesto, el arrendamiento de una propiedad con fines turísticos. 
• Cuánto tiempo tenemos la intención de almacenar los datos personales de los huéspedes. En este sentido, es preciso cumplir con el ciclo de los datos escrupulosamente. 
• Los datos de cualquier otra empresa u organización que reciba los datos personales del huésped de forma secundaria. 
• Toda la información sobre sus derechos de protección de datos: acceso, ajuste, eliminación, presentación de una queja, retirada del consentimiento, etc.

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Mejores prácticas para proteger dicha información 

Cuidar la integridad y la calidad de los datos

Afortunadamente, asegurar que los datos estén bien cuidados y protegidos a lo largo de su vida útil, independientemente del formato, se ha vuelto más importante en los últimos años. 

La integridad de los datos hace referencia a proteger dichos datos de cualquier elemento o amenaza que pueda dañarlos o destruirlos, mientras que la calidad de los datos verifica si estos son útiles para su propósito inicial. Es posible que tengamos datos precisos, consistentes y libres de errores, pero esto solo será útil si disponemos de sistemas de seguridad y respaldo para esos datos. Integridad y calidad van de la mano.

Potenciar la seguridad de los datos

La seguridad garantiza que los datos de nuestros huéspedes permanecen protegidos ante cualquier acceso, alteración o eliminación que no estén autorizados. Los controles de acceso, el cifrado y los sistemas de detección de intrusos evitan que personas no autorizadas cambien o manipulen los datos. La seguridad de los datos creará confianza en nuestra comunidad y fortalecerá la reputación de nuestro negocio.

Cifrado de datos

El cifrado de datos protege la integridad de los datos de cualquier empresa, y los mantiene en confidencialidad. Esta medida de seguridad garantiza los datos en reposo, es decir, cuando se almacenan en una base de datos; y durante la transmisión, por ejemplo, cuando se mueven a otra base de datos. 

Minimización de datos

Para formalizar un alquiler vacacional, como es obvio, necesitamos una serie de datos de nuestros huéspedes; en parte porque así viene registrado en la ley y porque además nos los pueden pedir las autoridades. Pero, ojo: pidamos única y exclusivamente los datos que nos hagan falta para nuestro cometido, nunca más datos de la cuenta o datos caprichosos. Nuestra política debe basarse en la economía de datos. Considera, también, que el usuario tiene el derecho de restricción, por el cual puede solicitar recopilar menos datos, por ejemplo, si estima que le piden más datos de los necesarios. Un mal uso de los datos podría derivar en multas de protección de datos nada convenientes.

Cómo asegurarse de cumplir con las normativas europeas en materia de privacidad y protección de datos

Formación y concienciación

Los anfitriones y propietarios deben haber pasado por una formación sobre cómo manejar los datos de una manera segura. La concienciación sobre seguridad es clave para utilizar los datos correctamente. Según el RGPD, las empresas deben nombrar a alguien responsable de la protección de datos. Esta persona es responsable de gestionar el RGPD, de llamar la atención sobre las reglas de protección de datos en la empresa, de la capacitación del personal y de la gestión de auditorías de procesos de datos en caso de ser necesarias.

Realiza auditorías periódicas

Es buena práctica realizar auditorías y evaluaciones regularmente para identificar y corregir las debilidades de su sistema de seguridad. Puedes servirte de algunos servicios externos de asesoramiento y consultoría. Existen expertos que pueden ayudar a elaborar e implementar una política de protección de datos sólida; eso sí, tendrás que rascarte el bolsillo.

Cómo abordar una violación de protección de datos

Si los datos personales se han perdido, destruido, alterado o dañado accidental o ilegalmente bajo el RGPD, debemos informar a las autoridades de inmediato. También tendremos que poner al corriente a todas las personas involucradas, sobre todo si están en riesgo de pérdida financiera, robo de identidad o fraude.

Resumiendo, el futuro parece claro, las empresas que no integren los procesos de protección de datos como parte del modelo de negocio lo sufrirán tanto en forma de clientes insatisfechos como de sanciones del RGPD, así que nos conviene ponernos al día con la protección de datos. En Holidu estamos siempre atentos al RGPD en el alquiler vacacional y preocupados por la seguridad de los huéspedes y anfitriones. Por eso hemos dedicado otros artículos a este tema. Además, Holidu siempre ha sido garantía de seguridad y eficacia en las reservas.

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