Simplificar el check-in de tu alquiler vacacional

Diciembre 2024

Cuando alquilamos una casa de vacaciones o un apartamento queremos que los huéspedes disfruten de una experiencia agradable; y lo podemos lograr simplificando, a su vez, nuestra labor como anfitriones. El proceso del check-in, por el cual los huéspedes llegan a la casa vacacional y se registran certificando su estancia, puede ser más fácil si establecemos automatismos que convengan a ambas partes: propietarios y huéspedes. La tecnología y el sentido común serán nuestros mejores aliados en esta nueva dinámica. Te contamos en este artículo como abreviar el formalismo del check-in para que puedas ahorrar tiempo y energía. Acompáñanos.

Sugerencias para la automatización del check-in

Ofrecer la posibilidad de un check-in online y automatizado es una forma de cumplir con las expectativas de los huéspedes y mantener un negocio de alquileres vacacionales flexible en una industria exigente y volátil. Muchos inquilinos agradecen el gesto de poder realizar el check-in de forma autónoma, en remoto, sin intermediarios. Son huéspedes que suelen llegar a horas tardías, viajeros de negocios, o personas a las que simplemente no les motiva el contacto humano. 

El check-in puede realizarse, por supuesto, con llaves tradicionales. Eso sí, has de ser precavido y riguroso. Puedes hacerlo con las siguientes fórmulas:

• Si la propiedad dispone de un/a conserje, puedes dejarle a esta persona las llaves. Si no es el caso, siempre es posible apostar por la figura del coanfitrión, que ya analizamos en Holidu enumerando sus ventajas. 
• Puedes usar un buzón o caja de seguridad con código. Algunas propiedades cuentan con una caja de seguridad en la puerta que se abre introduciendo un código numérico. Es cuestión de indicarle este código a los huéspedes en el email que certifica la reserva para que extraigan la llave. 
• Dejar las llaves en algún establecimiento cercano o en la vecindad. Es una opción algo más informal, pero que puede ser muy práctica con personas o vecinos de total confianza. 

Uso de cerraduras inteligentes, un nuevo paradigma

Las cerraduras inteligentes llevan ya tiempo abriéndose camino en el sector del alquiler turístico. Están diseñadas para reemplazar las cerraduras tradicionales que requieren una llave tradicional, un sistema pasado de moda. En su lugar, se puede abrir la puerta con una aplicación móvil instalada en el teléfono inteligente, que genera comandos de voz o códigos de acceso (una solución ideal para el modelo de propiedades de alquiler). Algunas cerraduras inteligentes ofrecen características como wifi incorporado, teclado de pantalla táctil o compatibilidad con escáner de huellas digitales. Todo está avanzando a pasos agigantados; es cuestión de aprovechar la tecnología disponible.

Quizás te preguntes cuál es la duración de la batería de una cerradura inteligente. Con el uso regular de la puerta, la batería debe durar más de un año. Se puede cargar rápidamente con un cable micro-USB o directamente a la corriente eléctrica. Ten en cuenta las ventajas; si instalas una cerradura inteligente en la puerta, los huéspedes potenciales podrán acceder al apartamento por ellos mismos. El check-in autónomo puede ser una gran manera de otorgar a tus inquilinos más libertad de movimiento. 

Establece una comunicación clara con los huéspedes

Si eliges proporcionar las llaves de forma automática y/o remota, las instrucciones para entregar las llaves deben ser muy claras, ya que no estaremos allí para guiar a los invitados a través del proceso. Debemos enumerar los pasos a seguir de un modo entendible por cualquier persona. 

Evitemos, pues, un lenguaje enrevesado o técnico; hay que ir al grano. También debemos eludir métodos que sean complejos para nuestro público. Todo ha de ser muy sencillo. Puedes apoyarte siempre de imágenes o dibujos para ayudar a los huéspedes a interpretar las consignas. Incluso puedes grabar un vídeo con el proceso para abrir la propiedad. 

Asimismo, cabe recordar que el proceso de check-in no se reduce a la apertura de puertas, también es preciso solicitar una confirmación online de la llegada. Así nos aseguraremos de que todo se ha cumplido según lo establecido. Asimismo, te recomendamos que dejes en el interior de tu propiedad algún amenity o regalo de bienvenida; ya sea un detalle gastronómico (botellas de agua, snacks, etc.), un pack de aseo o un mapa informativo de la ciudad. Mostrarás tu lado más profesional a tus huéspedes con una cálida bienvenida.

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Problemas comunes que pueden surgir durante el check-in

¿Qué sucede si un huésped pierde las llaves? 

La regla de oro es disponer siempre de copias. Las copias evitan que este tipo de situaciones se conviertan en un desastre o algo costoso. En caso de pérdida o robo, una copia de las llaves ahorrará un contratiempo.

Si no puedes encontrar una copia adicional o no has realizado un duplicado, tendrás que llamar a un cerrajero profesional. En cuanto a las consecuencias para el huésped, debes decidir si deducir esto de su depósito o cobrarle una cantidad para cubrir el gasto de las llaves perdidas, el cerrajero o el tiempo dedicado, incluso si es solo su propio tiempo. Un consejo: déjalo por escrito en las cláusulas del acuerdo de alojamiento.

¿Y si los huéspedes no entienden las instrucciones para acceder a la propiedad? 

En primer lugar, tendrás que reevaluar el sistema elegido para entrar a la vivienda. Si no se entiende, algo falla. En caso de un contratiempo, tendrás que estar atento para abrirles la puerta en persona si fuera necesario. Quizás puedas recurrir a la figura de un coanfitrión, alguien que se encargue únicamente de este tipo de casos. Algunos profesionales cobran solo si se ocupan de estas situaciones.

Beneficios de simplificar el check-in

Simplificando el check-in básicamente aseguramos una experiencia fluida para nuestros huéspedes, de forma que no tengan que realizar un proceso lento y tedioso. Los alquileres vacacionales eficientes permiten al huésped llegar más relajado y confiado, sin depender de nadie ni estar sujeto a horarios rígidos. La flexibilidad está bien valorada por los huéspedes, es un requerimiento recurrente en las peticiones de los viajeros.

Un check-in bien automatizado y con los pasos claros va a minimizar contratiempos y malentendidos. A mayor simplificación, menor margen de error. Además, un huésped que tiene la sensación de que su alojamiento es sencillo, rápido y flexible es un huésped que reúne todas las condiciones para repetir estancia en un futuro. La eficacia genera confianza. Y no solo eso, seguramente dejará una reseña positiva en tu historial.

Ya te hemos contado cómo simplificar el check-in en tu apartamento vacacional y hacerlo más fluido. Ya sabes que Holidu te ayuda en la tarea de automatizar tantos procesos como necesites: anunciar tu vivienda vacacional, calendarizar las reservas, formalizar la comunicación con los huéspedes y un largo etcétera. Hoy en día, gracias a la tecnología digital, puedes gestionar tu propiedad y tus reservas dedicando el tiempo justo y necesario. Optimiza ahora la gestión de tu alquiler, ¡aprovecha el momento!

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